Image Image Image Image Image Image Image Image Image Image

Geek Girl Magazine | 21. juni 2017

Scroll to top

Top

2 Comments

Personlig produktivitet

Personlig produktivitet

Your ads will be inserted here by

Easy Plugin for AdSense.

Please go to the plugin admin page to
Paste your ad code OR
Suppress this ad slot.

Hvad skal der i grunden til for at få det bedste ud af min egen tid?

Jeg tror, at grundstenen til personlig effektivitet for mig blev lagt, da jeg, engang før online kalenderens forbandelse holdt sit indtog, blev introduceret til Franklin Quest Dayplanners – en ekstensiv kalender, som dels gav overblik, dels gav muligheden for at liste dagens opgaver og prioritere dem i kategorier. Franklin Quest fusionerede sidenhen med Covey (som stod bag ”7 gode vaner”) og udgav en mere opdateret udgave, der tog højde for, at folk ikke længere anvender papirkalendere på størrelse med en bibel for at få overblik over deres liv.

Grundtanken bag kalenderens indretning var, at man hver dag kunne skrive sine væsentligste opgaver op og derefter kategorisere dem, dels i forhold til umiddelbar deadline dels i forhold til opgavens væsentlighed. Oprindeligt var det endvidere meningen, at det skulle ske over en kop kaffe før alle andre vågnede. Denne del var dog – trods alt – optional. Men, det virkede for mig, og jeg oplevede hurtigt, at kategorisering gav mening. Jeg tilføjede endvidere et ”Slug Frøen” perspektiv til mine opgaver for at imødekomme, at jeg hellere end gerne tyr til overspringshandlinger, når der ligger en hadeopgave. Jeg fandt ganske enkelt ud af, at jeg nogle gange var nødt til at prioritere de kedelige opgaver højt, således at de fremstod som vigtige –  ellers ville jeg kaste mig over alt andet.

Jeg har grundlæggende et udmærket billede af, hvad jeg skal nå i løbet af det næste år/halve år såvel professionelt som privat. Dermed har jeg samtidig en god fornemmelse af, hvad jeg skal nå i løbet af en given måned og igen, hvad jeg så skal nå i løbet af indeværende uge. Jeg har en løbende prioritering af min dag og er som regel ikke bange for at fjerne noget, som ikke tilfører en tilstrækkelig stor værdi til fordel for noget andet. Og i tråd med ovenstående, så kaster jeg mig ofte over en hadeopgave tidligt på dagen, for så er det overstået. Intet er bedre end viden om og fornemmelsen af, at man er sluppet af med noget, man helst var fri for (i mit tilfælde mange ting der rimer på administration).

De tre største tidsrøvere for mig er mails, møder og sociale medier. Mails får jeg som mange andre, tænker jeg, super mange af. Jeg skimmer altid mails, så jeg har en ide om indhold og ved hvor mange af dem, der kræver konkret svar. På denne måde har jeg aldrig en ulæst indbakke men snarere en skimmet indbakke. Meget af min skimme-mail-tid sker, når jeg alligevel venter på noget andet – print, at et møde starter eller på at de to sidste dukker op, ved kaffemaskinen eller lign.

Møder har jeg desværre konkluderet, at jeg ikke kommer uden om, uanset hvor mange gange vi diskuterer (eller holder møder om…), at møder er noget skabt af fanden selv, at de er uproduktive, stjæler al tiden, osv. Jeg gør mig derfor umage med at stille krav til mødeindkalderen om, at jeg vil vide, hvorfor vi mødes, og jeg har også en (måske for andre lidt irriterende) praksis, hvor jeg starter et møde med at konkludere med alle deltagere, at alle har læst materialet, inden vi går i gang. Som regel betyder det ikke, at mødet bliver aflyst, hvis det ikke er sket, men det sker ret ofte, at der skal meget få møder til, før folk ikke rigtigt magter at skulle indrømme, at de kommer uforberedte, hvilket hjælper på mødernes kvalitet. Hvis jeg ikke er mødeleder, kan jeg godt finde på at konstatere på alle deltageres vegne, at alle sikkert har læst materialet, og henviser til, at mødeleder således kan lede mødet med udgangspunkt i, at materialet er kendt på forhånd. I min optik er dette det ultimative produktionshack, når man har en fyldt mødekalender, som jeg har.

Sociale medier repræsenterer for mig et bundløst univers af helt fantastisk spændende muligheder for alt fra interaktion med kendte og ukendte modparter over vidensdeling, vedrørende emner du slet ikke vidste, du var interesseret i, til basisunderholdning med dårlige vittigheder. Jeg elsker dem alle! Jeg har forsøgt at dele min anvendelse af medier op i privat og professionel, men det virkede ikke. Jeg har forsøgt at lade være med at anvende medierne. Det virkede ikke. Jeg har prøvet at kategorisere mine streams, det virkede heller ikke. Jeg har derfor besluttet, at sociale medier ikke må være en stressfaktor. Jeg kan undlade at være på, og det må jeg ikke have det skidt med. Og det virker faktisk rigtigt fint, at jeg ganske enkelt har indført en regel om, at sociale medier er et nirvana, hvor alle min livretter er tilgængelige i overflod – og ligesom hvis det var situationen i den virkelige verden, så er den eneste nøgle til begrænsning min egen viljestyrke.

Så hvordan er jeg helt grundlæggende mest produktiv? Det er faktisk ikke så svært! Du skal sætte dig selv ved roret og indse, at kun du kan vurdere, hvad der hele tiden er det væsentligste at bruge din tid på. Ingen andre kender DIT perspektiv, så det er DU nødt til at agere på. Det er dig, der er nødt til at have overblikket over, hvad der ligger på tallerkenen, som skal spises i dag. Du skal også gerne kunne vurdere, hvornår der er mad nok til en tallerken mere, for så begynder du at være ude af stand til at spise det hele selv. Det kan også betyde, at du klokken 10 har en anden vigtigere opgave, end du havde forudset klokken 9, men det er altså okay, at det er sådan – så længe du har overblikket.

Comments

  1. Nina Pytter

    I stedet for at skimme emails, så lægger jeg et par blokke eller tre ind i løbet af en dag, hvor jeg fokuseret kigger mails igennem. Dem der skal og kan svares på, svarer jeg på. Resten fordeler jeg ud i undermapper, så jeg hele tiden kan se alle mine mails i indboksen (og ikke behøver at scrolle for at se den nederste mail). På den måde bevarer jeg overblikket, og mails er fordelt ud i mapper svarende til deres indhold.
    Resten af tiden afholder jeg mig fra at tjekke mails. Det giver virkelig mulighed for at forblive fokuseret.

    • Charlotte Pockendahl

      Hej Nina. Ja det er også en super god måde at holde mailtyranniet fra døren at lægge blokke ind – hvis man kan. Nok i grunden endnu mere produktivt. Jeg skimmer mest fordi jeg tit har en pakket mødekalender dagen igennem som ikke giver mig mulighed for sådanne blokke.

      Jeg bruger meget overordnede undermapper – seks-syv stykker, og smider også ting derned efterhånden så jeg kun ser det, jeg skal forholde mig til. Det virker også godt for mig.

Submit a Comment

Skriv en kommentar